Menggunakan Templat untuk Memastikan Tata Letak Umum dan Pemformatan

Anonim

Microsoft Word adalah alat yang hebat untuk mengerjakan dokumen dalam pengaturan tim. Ada banyak fitur yang mendukung kolaborasi mudah, termasuk template, perubahan dan pelacakan revisi, komentar, membatasi dan melindungi dokumen, dan membandingkan dan menggabungkan dokumen.

NAVIGASI SEKOLAH

  1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Tata Letak Umum dan Pemformatan
  2. Melacak Perubahan yang Dibuat pada Dokumen
  3. Menggunakan Komentar untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
  4. Membatasi dan Melindungi Dokumen dan Templat
  5. Versi, Membandingkan, dan Menggabungkan Dokumen

Alat kolaborasi Word memungkinkan Anda untuk mencapai hal-hal yang bahkan 20 tahun yang lalu harus mencetak semuanya, menyerahkannya ke pengulas atau pengulas, di mana mereka kemudian akan menandai semuanya dengan tinta, dan kemudian mengembalikannya kepada Anda . Anda kemudian akan membuat perubahan, mencetaknya lagi, dan mengembalikannya untuk putaran ulasan lainnya. Ini memakan waktu dan boros.

Namun, dengan Word, Anda dapat membuat komentar dan koreksi pada dokumen tersebut sembari dengan mudah melacak setiap perubahan sehingga semua orang yang berkolaborasi dapat melihat ke mana ia pergi dan bagaimana pembentukannya. Tidak perlu mencetak atau menyerahkannya. Anda hanya dapat menyimpan pekerjaan Anda ke folder bersama atau mengirimnya melalui email menghemat waktu berharga Anda!

Tujuan dari seri ini adalah untuk memperkenalkan dan membiasakan Anda dengan fitur kolaborasi di Microsoft Word 2013, meskipun banyak dari apa yang kami diskusikan harus tersedia di versi sebelumnya, juga. Ini akan berguna apakah Anda hanya seorang mahasiswa yang menyerahkan kertas Anda kepada orang lain untuk mengoreksi, atau mengedit publikasi besar, yang akan melewati beberapa revisi dan pengulas.

Template dan Dokumen

Ketika berkolaborasi dalam pengaturan tim, meminta semua orang menggunakan pemformatan yang konsisten adalah suatu keharusan. Anda dapat dengan mudah melakukannya dengan menggunakan templat.

Misalnya, Anda dapat menentukan semua gaya dan pemformatan dalam templat, melampirkan templat ke dokumen, dan mendistribusikan templat ke semua orang yang mengerjakan dokumen. Templat pada dasarnya adalah panduan Word untuk bagaimana dokumen Anda dan lingkungan kerja akan muncul.

Setiap dokumen di Word didasarkan pada templat. Setiap kali Anda membuat dokumen baru di Word, templat dilampirkan secara otomatis, bahkan ketika Anda membuat "dokumen kosong."

Dokumen baru yang didasarkan pada templat berisi semua gaya dan pemformatan yang Anda butuhkan. Ia bahkan dapat memasukkan teks standar, teks pelat, gaya, header, footer, bilah alat khusus, dan informasi umum lainnya yang diperlukan untuk dokumen serupa berdasarkan pada templat. Anda juga dapat melampirkan templat ke dokumen yang ada, jika Anda telah membuat templat setelah mulai bekerja pada dokumen.

CATATAN: Saat Anda melampirkan templat ke dokumen yang ada, informasi pengaturan halaman, seperti orientasi halaman dan margin, tidak diterapkan pada dokumen. Ini karena informasi pengaturan halaman berbeda untuk setiap bagian dokumen Anda, jika Anda membagi dokumen Anda menjadi beberapa bagian. Word tidak tahu bagian mana yang menerapkan informasi pengaturan halaman.

Untuk alasan ini, kami sarankan Anda merencanakan terlebih dahulu saat mengerjakan dokumen dalam pengaturan kolaboratif dan membuat templat untuk dokumen yang dapat Anda terapkan pada dokumen baru sebelum mulai mengerjakannya.

Templat Normal dan Templat Pribadi Kustom

Instalasi Word dengan templat normal dan lebih banyak templat tersedia di Office.com. Anda juga dapat membuat sebanyak mungkin template pribadi kustom Anda sendiri sesuai keinginan. Jika Anda tidak memilih templat bawaan atau kustom, Word secara otomatis menetapkan templat “normal.dotm” untuk Anda dokumentasikan.

Ada dua ekstensi yang digunakan untuk file templat, DOTX dan DOTM. DOTX digunakan untuk templat yang tidak menggunakan makro, dan DOTM digunakan untuk templat yang melakukannya.

Templat Normal terletak di folder "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", bersama dengan templat yang dapat Anda unduh dari Office.com. Lihat Panduan How-To Geek School kami untuk Pemformatan Word 2013 untuk informasi lebih lanjut.

CATATAN: Sepanjang seri ini, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa gambar menunjukkan tab di Word dalam huruf besar dan kecil (atau huruf besar) daripada semua huruf besar karena mungkin di komputer Anda sendiri. Ada trik untuk mengubah kapitalisasi pada tab yang kami jelaskan di artikel kami, Cara Mengubah Kapitalisasi Ribbon Bar Office 2013.

Ubah Lokasi Template Pribadi

Templat pribadi khusus disimpan di lokasi yang berbeda dari Templat normal dan templat yang diunduh dari Office.com. Word menyimpan template pribadi di "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" secara default.

Namun, lokasi ini dapat diubah. Untuk melakukannya, klik tab "File".

Klik "Opsi" di daftar item di sisi kiri layar "Info".

Pada kotak dialog “Opsi Kata”, klik “Tingkat Lanjut” di daftar item di sebelah kiri.

Di bagian "Umum", klik "Lokasi File."

Pada kotak dialog "Lokasi File", pilih "Template Pengguna" dalam daftar jenis file dan lokasi dan klik "Ubah."

Pada kotak dialog "Ubah Lokasi", navigasikan ke folder tempat Anda ingin menyimpan templat pribadi Anda, pilih, dan klik "OK."

Jalur baru ditampilkan pada kotak dialog "Lokasi File". Klik "OK."

Klik "OK" untuk menutup kotak dialog "Opsi Word".

Anda juga perlu menentukan lokasi default untuk templat pribadi, sehingga Anda akan memiliki akses ke templat pribadi Anda di layar "Baru" saat membuat dokumen baru. Untuk melakukan ini, klik tab "File" dan pilih "Opsi." Kali ini, pada kotak dialog "Opsi", klik "Simpan" di daftar di sebelah kiri.

Di bagian "Simpan dokumen", masukkan jalur yang sama yang Anda tentukan pada kotak dialog "Lokasi File" sebelumnya di kotak edit "Lokasi templat pribadi default" dan klik "OK."

Pilihan Editor